KSeF, czyli rewolucja w wystawianiu faktur
W 2026 roku w Polsce będzie wprowadzony obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli centralna platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. To jedna z największych zmian w obszarze podatku VAT ostatnich lat, która wpłynie praktycznie na wszystkie firmy – od jednoosobowych działalności gospodarczych po duże korporacje.
KSeF to państwowy system teleinformatyczny, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy wystawiają faktury w jednolitym, ustrukturyzowanym formacie. Faktura trafia do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i dopiero wtedy uznawana jest za wystawioną. Odbiorca faktury ma do niej dostęp bezpośrednio w systemie – bez potrzeby przesyłania dokumentu e‑mailem czy w formie papierowej.
Powody wprowadzenia KSeF
Wprowadzenie KSeF nie jest przypadkowe i wynika z kilku istotnych przesłanek:
1. Uszczelnienie systemu podatkowego. Jednym z głównych celów jest ograniczenie luki w podatku VAT. Centralny dostęp do danych o fakturach umożliwia administracji skarbowej szybszą analizę transakcji i wykrywanie nieprawidłowości.
2. Automatyzacja i cyfryzacja obrotu gospodarczego. KSeF wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji administracji publicznej. Ujednolicony format faktur pozwala na automatyczne księgowanie dokumentów i integrację z systemami finansowo‑księgowymi.
3. Uproszczenie rozliczeń. Dzięki KSeF przedsiębiorcy nie będą musieli archiwizować faktur przez wiele lat – system zrobi to za nich. Zmniejszy się również liczba błędów formalnych, takich jak brak wymaganych elementów faktury.
4. Szybszy zwrot VAT. Jedną z zachęt do korzystania z KSeF (już na etapie dobrowolnym) była możliwość uzyskania szybszego zwrotu VAT. Mechanizm ten ma zostać utrzymany także po wprowadzeniu obowiązku.
Etapy wdrażania systemu
Wdrożenie KSeF zostało zaplanowane etapowo, aby umożliwić przedsiębiorcom i administracji odpowiednie przygotowanie:
Etap I – faza dobrowolna
System funkcjonuje już od kilku lat w formule dobrowolnej. Firmy mogły testować rozwiązanie, dostosowywać swoje systemy IT i zdobywać doświadczenie w pracy z fakturami ustrukturyzowanymi.
Etap II – obowiązek dla największych podmiotów
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie największe firmy (z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r.) Ten etap pozwoli sprawdzić działanie systemu w warunkach dużej skali.
Etap III – powszechny obowiązek
W kolejnym kroku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, w tym małych i średnich przedsiębiorstw. Termin wejścia w życie Etapu III to 1 kwietnia 2026 roku.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Dla firm KSeF oznacza konieczność dostosowania procesów księgowych i systemów informatycznych. W krótkim okresie może to wiązać się z dodatkowymi kosztami i potrzebą szkoleń pracowników. W dłuższej perspektywie system ma jednak przynieść oszczędności czasu, większą przejrzystość rozliczeń i mniejsze ryzyko błędów podatkowych.
Redakcja: Ł. Sadlak
