Czym jest digitalizacja onboardingu?

Prawidłowo przeprowadzony onboarding może zmniejszyć rotację pracowników o 50% i zwiększyć ich efektywność do 62%, jak donosi Harvard Business Review. Wdrażając do tego procesu cyfrowe narzędzia, nie tylko poprawisz jego wydajność, ale też dostosujesz organizację do oczekiwań współczesnego pracownika i wymogów rynku pracy.

Jakie korzyści niesie za sobą zdigitalizowanie onboardingu?

Niezależnie od stanowiska obejmowanego przez pracownika, proces onboardingu ma zawsze podobny cel. Jest to też powtarzalny proces, zawierający szereg stałych, następujących po sobie elementów np. zadań do realizacji czy materiałów do zapoznania się. Służy wprowadzeniu nowej osoby w zakres codziennych obowiązków, zapoznaniu jej z resztą zespołu i przedstawieniu misji i wizji organizacji czy obowiązujących procedur. Przeniesienie go do trybu online, sprzyja automatyzacji i zmniejszeniu ilości czasu potrzebnego do przeprowadzenia wszystkich założonych działań.

Jednym z najważniejszych atutów digitalizacji onboardingu jest właśnie mniejsze zaangażowanie czynnika ludzkiego, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy. Prawidłowe wdrożenie pracownika wymaga dużego doświadczenia i zaangażowania osób, których potencjał można wykorzystać w lepszy sposób niż do ciągłego powtarzania tego samego szkolenia.

Trzeba też liczyć się z tym, że przy standardowym onboardingu wiedza jest rozproszona, a jej duża część znajduje się w głowach pracowników odpowiedzialnych za ten proces. Ich odejście z organizacji może zatem prowadzić do poważnych niedogodności, a nierzadko do konieczności zaprojektowania nowej ścieżki wprowadzania nowo zatrudnionych w firmowe struktury. Jeśli cała wiedza zostanie zachowana w cyfrowej postaci, nie grozi Ci takie ryzyko.

Kolejnym wyzwaniem jest ujednolicenie wiedzy, szczególnie w rozproszonych zespołach – czy to ze względu na podział firmy na kilka oddziałów rozsianych po mapie Polski i Europy, czy to z powodu przejścia części pracowników na pracę zdalną. Często zdarza się, że mamy różne osoby, które przekazują niezbędne informacje nowemu członkowi załogi. Nawet jeśli jest to jedna i ta sama osoba – trener,  rzeczą naturalną jest, że raz o czymś powie, raz zapomni, a raz powie innymi słowami. W efekcie pracownicy zatrudnieni w różnych lokalizacjach czy wdrażani w różnym czasie, mówią zupełnie innym językiem, co wpływa m.in. na spadek jakości obsługi klientów i obraz firmy w oczach partnerów czy kontrahentów.

Cyfryzacja onboardingu znacząco ułatwia wówczas proces, a przy tym dba o ujednolicenie wiedzy oraz komunikacji w całej organizacji. Nie trzeba też ściągać wszystkich do biura – każdy może przejść przez wszystkie elementy adaptacji  z dowolnego miejsca na świecie, o ile ma dostęp do internetu.

Trzeba także pamiętać o tym, że na rynek pracy wkroczyło już pokolenie Z, którego oczekiwania są zupełnie odmienne od dotychczasowych. Osoby przynależące do tej grupy szczególnie cenią sobie mobilność, jak również łatwy i szybki dostęp do wiedzy online – w sposób elastyczny i zgodny z indywidualnymi potrzebami. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, możesz dostosować organizację do zmian zachodzących na rynku pracy, co przyniesie Ci korzyści w długiej perspektywie.

Jak zaimplementować cyfrowe rozwiązania w procesie onboardingu?

Projektując cyfrowy wariant onboardingu, warto mieć na uwadze przede wszystkim to, że powinien on zostać dobrze przemyślany już na starcie i dostosowany do celów konkretnej organizacji. Tylko wtedy pomoże zaoszczędzić na kosztach, czasie i zasobach ludzkich, zamiast dostarczać dodatkowych problemów. Układając ścieżkę szkolenia, zwróć szczególną uwagę na następujące kwestie:

• preboarding – proces wdrażania nowych osób nie powinien rozpoczynać się ich pierwszego dnia w nowej pracy, lecz wcześniej, od razu po zakończeniu rekrutacji. Decydując się na taki krok, nie tylko przyspieszysz onboarding, ale również zmniejszysz ilość stresu odczuwanego przez świeżo zatrudnionych pracowników, co z kolei może przyczynić się do zredukowania rotacji,
• wykorzystanie obecnych zasobów – to członkowie zespołu i liderzy najlepiej wiedzą, jakie umiejętności są potrzebne na danym stanowisku i jaki jest najlepszy sposób na ich opanowanie. Zdając się na ich doświadczenie, zaprojektujesz proces nie tylko skuteczny, ale też efektywny i jak najmniej czasochłonny,
• progresywny harmonogram – nie oczekuj, że nowe osoby od razu nauczą się wszystkiego i będą wykonywać swoje obowiązki tak, jak najbardziej doświadczeni członkowie zespołu. Stopniując zakres i poziom trudności szkoleń, można uniknąć przytłoczenia pracowników w pierwszych dniach w nowej pracy,
• First Day Readiness – opóźnienia w onboardingu w wielu przypadkach wynikają z tego, że nowe osoby muszą czekać na wydanie sprzętu i dostępów do niezbędnych narzędzi. Jeśli jednak już od pierwszego dnia wszystko będzie gotowe, pracownik może od razu przystąpić do wdrażania się w obowiązki.

Dolineo – wsparcie w onboardingu pracowników

Szukając sposobu na zdigitalizowanie procesu wdrażania nowych pracowników we własnej firmie, warto zdać się na sprawdzone metody, jak chociażby platforma Dolineo z opcjonalnym modułem Onboarding. Narzędzie zapewnia dużą elastyczność, w tym opcję zaprojektowania osobnych onboardingów dla poszczególnych stanowisk. Dzięki temu sprawdzi się w każdej organizacji, bez względu na jej wielkość.

Tworząc onboarding, możesz również korzystać z katalogu gotowych szkoleń, które masz do dyspozycji (jest ich ponad 200!), np. z zakresu RODO czy cyberbezpieczeństwa. Bez problemu stworzysz także własne szkolenia, używając intuicyjnego kreatora lub wgrasz gotowe materiały w różnych formatach multimedialnych (np. wideo, PDF czy ppt). Dzięki temu całość będzie skrojona idealnie na miarę potrzeb Twojej organizacji.

Z punktu widzenia pracownika – cała wiedza zgromadzona jest w jednym miejscu, a proces przemyślany. Narzędzie pozwala również na powrót do odbytych szkoleń w dowolnym momencie – aby odświeżyć wiedzę, gdy zajdzie taka konieczność.

Korzyści dla drugiej strony, czyli dla firmy, dotyczą w szczególności pełnej kontroli nad tym procesem. Nie musisz pytać każdego nowego pracownika, na jakim etapie wdrożenia się znajduje. Wystarczy jeden rzut oka, żeby zobaczyć postęp realizacji poszczególnych elementów onboardingu u wszystkich świeżo zatrudnionych osób – czy np. zapoznały się już z jakimś dokumentem w formacie PDF, przeszły szkolenie lub czy zaliczyły test sprawdzający. To duża oszczędność czasu w porównaniu do tradycyjnego, stacjonarnego onboardingu.

Narzędzie umożliwia również monitorowanie czy firma jest gotowa na przyjście pracownika. W Dolineo wyznaczysz zadania dla poszczególnych członków zespołu np. dla kierownika IT “Przygotuj sprzęt i dostępy”, dla przełożonego “Poinformuj zespół o nowej osobie”, dla osoby z działu kadr “Uzyskaj podpis na dokumencie X” . Dzięki temu nie tylko panujesz nad tym, by wszystko zostało wykonane przed pierwszym dniem pracy onboardowanego, ale też możesz reagować na ewentualne opóźnienia z wyprzedzeniem, np. przekazując część obowiązków innemu członkowi zespołu, by odciążyć pracownika potrzebującego pomocy.

Artykuł sponsorowany